Verkostoitumistapahtuma ulkona on kesän alikäytetyin formaatti yritystapahtumien sarjassa.
Aurinko, raikas ilma ja vapaampi tunnelma laskevat kynnystä keskusteluun tavalla, johon konferenssisalin pöydät eivät pysty.
Avaan tässä, mitkä asiat ulkotapahtumassa kannattaa tehdä toisin kuin sisätilassa.
Suunnittelemme näitä jatkuvasti osana verkostoitumistapahtumat ja asiakastilaisuudet -palveluamme.
Miksi ulkona toimii verkostoitumiseen
Ulkotila tasoittaa porukkaa.
Sisätilassa moni hakeutuu tuttuun pöytään. Ulkona ei ole pöytiä — ihmiset kävelevät, vaihtavat paikkaa ja kohtaavat sattumalta. Juuri sattumat tuottavat uusia avauksia.
Lisäksi maisema on osa kokemusta. Hyvä paikka muistetaan jälkeenpäin, ja muisto kuljettaa keskustelua eteenpäin.
6 asiaa, joita ulkotapahtumassa kannattaa miettiä
- Sateensuoja. Joka kuukausi on Suomessa sadepäiviä — telttakatos, paviljonki tai sisäsiirtymä on aina varauduttava.
- Aurinko ja varjo. Iltapäivän aurinko polttaa nopeasti. Varaa varjoisia istumapaikkoja ja tarjoile vettä näkyvästi.
- Ääni ja kuulutukset. Ulkona puhe katoaa. Mikit ja kaiuttimet kuuluvat jokaiseen vastaanottopuheeseen.
- Tarjoilun logistiikka. Lautaset, lasit ja yhden käden ruoka — vieraan pitää pystyä liikkumaan ja keskustelemaan.
- Vessat ja narikat. Aliarvioidut perusasiat. Hyvät WC-tilat ja takkien säilytys vaikuttavat enemmän kuin moni luulisi.
- Hyttyset ja viilentyminen. Iltahämärä tuo molemmat. Kynttilät, lämpösäteilijät ja huovat ovat pieni budjettierä mutta iso ero.
Hyvät paikat verkostoitumiseen ulkona
Kattoterassit. Helsingissä ja muissa kaupungeissa kattoterassi tarjoaa maiseman, joka avaa keskustelut.
Saaristopaikat ja huvilat. Pieni venematkalla saavutettu paikka antaa tilaisuudelle yhteisen pienen seikkailun.
Puistot ja puutarharavintolat. Ne tarjoavat luonnollisen kehyksen ja sopivat erityisesti aamupäiväverkostoitumiseen.
Hyvä ulkotapahtuma alkaa siitä, ettei kukaan jää seinänviereen seisomaan yksin.
Näin teet verkostoitumisesta vaivatonta
Hyvä verkostoituminen ei jää sattuman varaan.
Tarjoa keskustelunavauksia. Lyhyt teemakeskustelu kahvipisteellä tai nimikorttien lisäkysymys (esim. ”kysy häneltä viime kesän paras lukukokemus”) murtaa jäätä.
Suunnittele vaihtuvuus. Pari ohjattua paikan vaihtoa illan aikana varmistaa, että vieraat tapaavat uusia ihmisiä.
Pidä juontaja kevyenä. Yksi taitava juontaja, joka piipahtaa puolen tunnin välein muutamaksi minuutiksi, riittää.
Muistilista ulkona pidettävään verkostoitumistilaisuuteen
- Sateensuoja ja sisäsiirtymäsuunnitelma
- Mikit ja kuulutukset jo lähtövaiheeseen
- Yhden käden tarjoilu ja juomat liikkeessä
- Vessat, narikat ja viihtyvyys tarkistettu
- Hyttysiltä ja viileydeltä suojaa illan edetessä
Kysyttyjä kysymyksiä ulkoverkostoinnista
Mikä on hyvä kesto verkostoitumistapahtumalle?
2,5–3,5 tuntia toimii useimmiten parhaiten.
Lyhyempi kesto ei anna verkostoitumiselle tilaa, pidempi alkaa hajottaa porukkaa.
Mihin kellonaikaan kannattaa pitää?
Klassinen ikkuna on klo 16–19.
Työpäivän jälkeen, mutta ennen myöhäisiltaa. Aamupäivän aamukahvi-tilaisuus klo 8.30–10 toimii hyvin myös, varsinkin asiakaspuolella.
Mitä tehdään, jos sää näyttää huonolta?
Päätös tehdään 24 tuntia ennen.
Suunnitelma B (sisäsiirtymä tai katos) pitää olla rakennettu jo etukäteen. Vieraille ilmoitetaan selkeästi, jolloin tunnelma säilyy.
Pyydä räätälöity tarjous, niin teemme kokonaisuuden kerralla valmiiksi.
Suunnitellaan teidän kesäverkostonne yhdessä
Onko teillä paikka mielessä, vai tarvitsetteko ehdotuksia?
Me hoidamme paikan, ohjelman, tarjoilun ja viestinnän avaimet käteen. Pyydä maksuton tarjous, niin palaamme arkisin 24 tunnin sisällä.