Mistä vaikuttajatapahtuman hinta riippuu?

Vaikuttajatapahtuman hinta on yleisin kysymys, johon meiltä halutaan vastausta jo sähköpostin ensimmäisellä rivillä.

Lyhyt vastaus: hinta riippuu siitä, kuinka paljon meidän työtämme tarvitaan ja millaisen tilaisuuden ympärille tapahtuma rakennetaan. Tärkein lähtökohta on kuitenkin se, mitä moni ei tule ajatelleeksi — PR-tapahtumassa vaikuttajille ei makseta palkkiota. He tulevat kokemuksen, sisällön ja verkostoitumisen vuoksi. Siksi budjetti kohdistuu kokonaan siihen, että tapahtuma ja sen anti ovat aidosti jakamisen arvoisia.

Avaan tässä, mistä vaikuttajatapahtuman kustannukset oikeasti koostuvat ja mihin niistä saa eniten vastinetta.

Tarkat hintarakenteet annamme aina räätälöidysti — palvelumme vaikuttajatapahtumat sisältää koko ketjun suunnittelusta toteutukseen.

Kun raha ei liiku, vastineen pitää tulla muuten

Tämä on PR-tapahtuman koko logiikan ydin. Maksetussa kampanjassa vaikuttaja saa palkkion ja sitoutuu sopimuksella. PR-tapahtumassa hän tulee vapaaehtoisesti — ja tekee sisältöä vain, jos kokee saavansa jotain aidosti arvokasta.

Käytännössä vastine syntyy kahdesta asiasta:

Give away -kassi. Tämä ei ole kiva ekstra vaan yksi tapahtuman tärkeimmistä elementeistä. Hyvä kassi sisältää tuotteita tai palveluita, jotka vaikuttaja oikeasti haluaa, kokeilee ja kuvaa vielä kotonaan. Silloin kampanjan elinkaari jatkuu viikkoja itse tapahtuman jälkeen. Heikko kassi taas jää avaamatta — ja sisältö jää syntymättä.

Itse elämys. Jos tuotelahja on maltillinen, tapahtuman on oltava sitäkin uniikimpi: laadukas tarjoilu, tunnelma ja ohjelma, jotka tekevät illasta niin näyttävän, että sitä halutaan jakaa. Useimmiten tapahtumat järjestetään hyvissä ravintoloissa, jolloin tarjoilu ja tunnelma kantavat suuren osan elämyksestä. Toinen näistä — kassi tai elämys — on aina oltava vahva, mieluiten molemmat.

Tässä piilee myös yleisin sudenkuoppa. Kevyt tilaisuus — esimerkiksi avajaiset, joissa tarjotaan juoma ja pientä purtavaa — on täysin toimiva formaatti, kun tavoitteena on rento käväisy ja kevyt näkyvyys. Mutta se on eri asia kuin varsinainen vaikuttajatapahtuma, jolta odotetaan tuotettua sisältöä ja sitoutunutta läsnäoloa.

Vaikuttaja antaa tällaiselle tapahtumalle aikaansa, kasvonsa ja yleisönsä — ja jos vastineeksi tarjotaan vain lasillinen ja pientä purtavaa, panostuksen ja vastineen suhde ei kohtaa. Silloin sisältöä joko ei synny tai se jää vaisuksi. Sääntö on yksinkertainen: mitä enemmän tapahtumalta toivotaan, sitä enemmän vaikuttajalle on annettava. Tämä on koko mallin tärkein periaate, joka kannattaa pitää mielessä jo budjettia laadittaessa.

Tähän koko budjetti tähtää: että vaikuttajalle jää käteen jotain niin hyvää, että hän jakaa sen omasta halustaan.

Entä kaupallinen yhteistyö? Osan vaikuttajista — erityisesti suurempien ja kysytyimpien nimien — kanssa tapahtumaan voidaan kytkeä myös erikseen sovittu kaupallinen yhteistyö, jossa sisällöstä ja sen laajuudesta sovitaan tarkemmin. Tämä on oma kokonaisuutensa tapahtuman rinnalla, ja siitä keskustellaan aina tapauskohtaisesti. Käymme mielellämme läpi, milloin tämä on perusteltua ja milloin pelkkä laadukas PR-tapahtuma riittää tavoitteeseen.

8 osa-aluetta, joista hinta muodostuu

Vaikuttajatapahtuman hinta muodostuu kahdeksasta osa-alueesta, jotka painottuvat eri tavoin tapahtuman tavoitteen mukaan:

1. Konsepti ja koordinointi. Tämä on suurin yksittäinen osa. Strategia, vaikuttajavalinnat, kutsuprosessi, kontaktointi ja koko tapahtuman johtaminen alusta loppuun. Tästä syntyy se, että oikeat ihmiset tulevat paikalle ja tilaisuus toimii.
2. Give away -kassi ja tuotelahjat. Vaikuttajalle jäävä vastine — sisällön ja jatkonäkyvyyden moottori.
3. Tila ja tekniikka. Tila valitaan kohderyhmän ja somekuvauksen mukaan — kameroille pitää olla taustaa.
4. Tarjoilut. Hyvät juomat ja laadukas ruoka ovat tämän tapahtumamuodon perussääntö. Formaatti voi olla rento, seisten nautittava sormiruoka tai näyttävä istuva fine dining -illallinen — kumpikin toimii, kunhan taso vastaa tilaisuuden tavoitetta.
5. Somistus ja brändin näkyvyys. Brändin esilletuonti tilassa niin, että se näkyy luontevasti sisällössä.
6. Kuvaus ja jälkimateriaali. Ammattikuvat ja video, jotka brändi voi käyttää omaan markkinointiinsa.
7. Ohjelma ja esiintyjät. Mahdollinen ohjelmasisältö — esiintyjä, juontaja, työpaja tai muu kohokohta, joka tekee illasta jakamisen arvoisen.
8. Puskuri yllätyksiin. Aina kannattaa varata 5–10 % budjetista yllättäviin menoihin ja viime hetken muutoksiin.

Kolme tasoa ja mitä niistä saa

Vaikuttajatapahtuman hinta riippuu tapahtuman koosta ja siitä, kuinka suuren osan kokonaisuudesta hoidamme. Yhtä ”listahintaa” ei ole, koska työmäärä ja laajuus vaihtelevat tilaisuudesta toiseen. Karkeasti vaikuttajatapahtumat liikkuvat muutamista tuhansista kymmeniin tuhansiin euroihin — ja kansainvälisesti suurimmat brändilanseeraukset voivat yltää jopa satoihin tuhansiin. Tilan, tarjoilun ja mahdollisen ohjelman kulut tulevat meidän työmme päälle, ja annamme tarkan hinnan aina räätälöitynä tarjouksena.

Kevyimmillään hoidamme pelkän kutsuprosessin ja hostauksen: vaikuttajien kontaktoinnin, kutsut ja tapahtuman isännöinnin silloin, kun brändillä on jo tila ja perusjärjestelyt valmiina. Useimmiten teemme kuitenkin koko tapahtuman konseptista läpivientiin. Tason ei ratkaise vaikuttajien määrä — saman joukon voi kutsua mille tahansa tasolle. Ero on siinä, millaisen tuotannon ja vastineen ympärille ilta rakennetaan. Karkea suunta sille, mitä eri kokoluokissa on realistista odottaa:

Essential. Selkeä ja toimiva PR-tapahtuma: hyvä ravintola, laadukas tarjoilu ja huoliteltu give away -kassi. Ammattikuvaus taltioi illan brändin omaan käyttöön. Sopii, kun tavoitteena on luontevaa, jaettavaa sisältöä ilman erillistä ohjelmaa.

Signature. Vahvempi konsepti ja kohotettu kokemus: harkitumpi tarjoilukokonaisuus, näyttävämpi somistus ja arvokkaampi give away -kassi sekä mahdollinen ohjelmasisältö, kuten esiintyjä tai juontaja. Kuvaajat tuottavat monipuolisempaa materiaalia. Tämä on tyypillisin taso brändille, joka haluaa tapahtuman erottuvan.

Premium. Lippulaivatilaisuus, jossa jokainen elementti on viimeistelty: huipputason tarjoilu ja tila, näyttävä ohjelma, korkealaatuinen give away -kassi tai poikkeuksellinen elämys sekä laajempi kuvaus- ja videotuotanto. Mukaan voidaan kytkeä myös kysytyimpiä nimiä ja erikseen sovittua kaupallista yhteistyötä. Tähän tasoon panostetaan, kun tapahtuman halutaan jäävän mieleen ja tuottavan sisältöä viikkojen ajan.

Co-branding-tapahtumat — jaettu kustannus, yhteinen yleisö

Osa tapahtumista toteutetaan usean brändin yhteistyönä, tyypillisesti 3–5 toisiaan täydentävän brändin kesken. Tällöin kustannukset jakautuvat ja kullekin brändille jää kiinteä, ennakoitava osuus. Tämä on kustannustehokas tapa päästä mukaan laadukkaaseen vaikuttajatapahtumaan ja tavoittaa yhteinen kohderyhmä jaetuin panoksin. Toimii erityisen hyvin, kun brändit eivät kilpaile keskenään vaan puhuttelevat samaa yleisöä eri näkökulmista.

Mistä hinnoittelussa kannattaa keskustella

Tärkein yksittäinen päätös on give away -kassin taso: mitä parempi vaikuttajalle jäävä vastine, sitä enemmän ja laadukkaampaa sisältöä tapahtuma tuottaa. Jos tuotelahja jää kevyeksi, itse elämyksen on kannettava — silloin kannattaa miettiä, mikä tekee juuri tästä tilaisuudesta niin onnistuneen ja jakamisen arvoisen, että vaikuttajat haluavat näyttää sen omille seuraajilleen.

Hinta seuraa tavoitetta: mitä kunnianhimoisempi lopputulos, sitä enemmän tapahtumaan kannattaa panostaa.

Kysyttyjä kysymyksiä vaikuttajatapahtuman hinnasta

Maksetaanko vaikuttajille PR-tapahtumassa?

Ei. PR-tapahtumassa vaikuttajat tulevat kokemuksen, sisällön ja verkostoitumisen vuoksi. Vastine syntyy give away -kassista ja itse elämyksestä — siksi niihin kannattaa panostaa.

Mistä QASVAn työn hinta alkaa?

Hinta riippuu siitä, kuinka suuren osan kokonaisuudesta hoidamme. Kevyimmillään kyse on pelkästä kutsuprosessista ja hostauksesta, laajimmillaan koko tuotannosta tilan, tarjoilun ja kuvauksen kanssa. Tilan, tarjoilun ja ohjelman kulut tulevat aina meidän työmme päälle. Erillinen jälkiraportti tuloksista voidaan tehdä lisäpalveluna, kun siitä sovitaan etukäteen. Annamme tarkan hinnan aina räätälöitynä tarjouksena.

Kuinka tärkeä give away -kassi oikeasti on?

Erittäin tärkeä. Kun rahaa ei liiku, kassi on suurin yksittäinen syy, miksi vaikuttaja tekee sisältöä myös tapahtuman jälkeen. Hyvä kassi pidentää kampanjan elinkaarta viikoilla. Vaihtoehtoisesti itse tapahtuman on oltava niin uniikki, että se kantaa yksinään.

Voiko tapahtumaan liittää kaupallista yhteistyötä?

Kyllä. Osan vaikuttajista kanssa tapahtumaan voidaan kytkeä erikseen sovittu kaupallinen yhteistyö, jossa sisällöstä ja sen laajuudesta sovitaan tarkemmin. Tämä on tyypillistä erityisesti suurempien nimien kanssa ja sovitaan aina tapauskohtaisesti.

Mikä on pienin järkevä budjetti vaikuttajatapahtumalle?

Se riippuu siitä, mitä tilaisuudelta halutaan. Jos haluat valmiin tilaisuuden tuotantoineen, budjettia tarvitaan selvästi enemmän kuin jos hoidat tilan ja tarjoilut itse ja tarvitset meiltä vain kutsuprosessin ja hostauksen. Kannattaa lähteä tavoitteesta ja rakentaa budjetti sen ympärille — autamme mielellämme hahmottamaan oikean mittakaavan.

Lue myös aiempi artikkelimme vaikuttajatapahtuman ROI — näin mittaat tulokset.