Kick-off-päivän valmistelu – näin pohjustat alkukesästä

Kick-off-päivän ohjelma päätetään harvoin liian aikaisin — mutta lähes aina liian myöhään.

Alkukesä on kultaista aikaa pohjustaa syksyn kauden avaus, kun parhaat tilat ja puhujat ovat vielä vapaina.

Avaan tässä, miten käytämme touko-kesäkuun viikot rakentamaan kick-offin, joka oikeasti käynnistää syksyn.

Suunnittelemme jatkuvasti kick-off-päiviä osana kick-off ja strategiapäivät -palveluamme — avaimet käteen.

Miksi kick-off kannattaa pohjustaa alkukesästä

Syksyn ensimmäinen viikko on koko kauden tärkein lupaus porukalle.

Jos kick-off tehdään hätäisesti elokuussa, päivästä jää useimmiten vain agenda-muistio. Kun pohjustus on tehty kesällä, päivästä saa sisältöä, joka kantaa kuukausia.

Aikataulu on myös käytännön juttu: parhaat tilat, puhujat ja juontajat varataan toukokuussa. Heinäkuussa valikoima alkaa kapeentua.

Kuusi vaihetta, joilla kick-off rakennetaan kesällä

Pohjustus etenee parhaiten vaiheittain. Kuusi askelta antaa kesälle selkeän rytmin ilman kiirettä.

1. Määritä viesti. Mikä on se yksi asia, jonka porukan pitää muistaa päivän jälkeen? Ilman tätä mikään muu ei loksahda paikoilleen.
2. Valitse päivän kaari. Onko painopiste strategian avaus, palkitseminen, vai porukan yhdistäminen? Yksi pääpaino — ei kolmea.
3. Varaa tila ja päivä. Suosituimmat tilat menevät kesäkuussa loppukauden ajaksi. Päivämäärä viestii myös ihmisille, että tämä on tärkeä.
4. Valitse puhujat ja juontaja. Ulkopuolinen ääni tuo perspektiiviä — sisäinen ääni tuo omistajuuden.
5. Suunnittele aktiviteetti yhteishengelle. Iltapäivän aktiviteetti rakentaa luottamusta, jota strategiapuhe vaatii toimiakseen.
6. Mieti viestintä kutsusta jälkihoitoon. Hyvä kick-off ei ala porteilla — se alkaa kutsuviestistä.

Päivän kaari, joka kantaa

Hyvä kick-off jakautuu kolmeen osaan: avaus, syventäminen ja yhdistäminen.

Avaus sysää porukan oikealle taajuudelle. Energinen alkuvideo, lyhyt johtajan puhe ja katkaiseva ulkopuolinen puheenvuoro toimivat hyvin.

Syventäminen tapahtuu työskentelytuokioissa. Pienryhmissä keskustelu syvenee tavalla, johon koko sali ei pysty.

Yhdistäminen päättää päivän. Tämä on yhteinen aktiviteetti, illallinen tai vapaa hetki — tunne, joka jää.

Paras kick-off on se, josta porukka muistaa marraskuussa, mihin he sitoutuivat.

Yleisimmät virheet — ja näin ne vältetään

Olemme nähneet samat sudenkuopat vuodesta toiseen.

Liian täysi ohjelma. Kun jokainen tunti on ohjattu, porukka ehtii vain seurata. Jätä ainakin 25 % aikaa vapaaseen keskusteluun.

Puheiden ylivoima. Yksi hyvä ulkopuolinen puhuja on parempi kuin viisi kohtuullista.

Aktiviteetin ja viestin ristiriita. Jos viesti on ”yhdessä eteenpäin” ja aktiviteetti on yksilösuoritus, signaali rikkoutuu.

Ei jälkihoitoa. Kick-off elää vain, jos viesti palautuu mieliin syksyn aikana — videoina, kuvina, sisäisinä uutiskirjeinä.

Kysyttyjä kysymyksiä kick-off-päivän valmistelusta

Kuinka pitkä kick-off-päivän pitäisi olla?

Tyypillisesti 6–8 tuntia.

Lyhyempi kick-off jää helposti vain puheiden tasolle. Pidempi vaatii majoituksen — ja se on perusteltua, jos haluatte rakentaa strategiapäivän kautta vahvemman yhteishengen.

Pitääkö kick-offissa olla ulkopuolinen puhuja?

Ei pakollinen, mutta käytännössä lähes aina kannattava.

Ulkopuolinen ääni antaa porukalle perspektiiviä ja kunnioitusta päivälle. Iso oman talon puhuja toimii myös, jos hän tuo aidosti uutta.

Mihin aikaan vuodesta kick-off kannattaa pitää?

Klassinen ikkuna on elo–syyskuu, kun kesäloma on takana ja syksy alkaa.

Tammikuun alku toimii uudelle vuodelle. Hyvä kick-off voidaan myös rakentaa toiselle kvartaalille, jos siellä on luonnollinen sykäyspiste.

Mitä kick-off-päivä maksaa per osallistuja?

Tyypillinen kustannus on 150–400 euroa/henkilö, riippuen tilasta, puhujista ja ohjelmasta.

Pyydä räätälöity tarjous, niin annamme arvion teidän porukan kokoon ja tavoitteisiin.

Lue lisää koko palvelusta artikkelistamme kick-off ja strategiapäivät.